DATEV-Schnittstellen: Wie Belege und Daten zur Kanzlei kommen

Vom Arbeitsplatz der Kanzlei rückwärts planen

Beginnen Sie mit einer konkreten Frage an die Kanzlei: Was soll die zuständige Person nach der Übergabe vorfinden? Vielleicht benötigt sie nur digitale Belege und ordnet diese selbst zu. Vielleicht sind im Vorsystem bereits verwertbare Rechnungsangaben vorhanden. Oder die Buchhaltung des Unternehmens bereitet Buchungssätze vor. Diese Arbeitsteilung bestimmt, welche Datenübertragung fachlich sinnvoll ist.

Dokumentieren Sie den vorgesehenen Weg vom Quellsystem bis zur weiteren Verarbeitung. Benennen Sie auch, wer Kontierungen oder andere fachliche Angaben festlegt und wer unklare Fälle entscheidet. Ein Softwareprojekt sollte solche Zuständigkeiten nicht nebenbei verschieben. Stellen Sie sicher, dass die Kanzlei mit dem konkret vorgesehenen Verfahren arbeiten kann und den Test mit den benötigten Zugängen begleitet.

Drei Datenservices nach ihrem Inhalt unterscheiden

DATEV beschreibt den Belegbilderservice Rechnungswesen als Austausch digitaler Belege zwischen ausgewählten ERP-Cloud-Lösungen und DATEV Belege online. Der Rechnungsdatenservice 1.0 überträgt strukturierte Belegdaten samt zugehörigen Belegbildern nach DATEV Unternehmen online. Daraus können Buchungsvorschläge für die DATEV-Rechnungswesen-Programme bereitgestellt werden. Der Unterschied liegt damit bereits in den Informationen, die zusätzlich zum Dokument mitkommen.

Der Buchungsdatenservice dient laut DATEV der Übertragung von Buchungsdaten, Stammdaten und Belegbildern aus geeigneten Partnerlösungen in die DATEV-Rechnungswesen-Programme. Daraus ergibt sich keine allgemeine Rangfolge der Dienste. Prüfen Sie anhand Ihrer Arbeitsteilung, welche Daten vorher tatsächlich gepflegt werden. Ein umfangreicherer Übergabeweg schafft keinen Nutzen, wenn seine erforderlichen Angaben im Unternehmen niemand fachlich verantwortet.

Quelle: DATEV: Belegbilderservice Rechnungswesen · DATEV: Rechnungsdatenservice 1.0 · DATEV: Datenaustausch mit dem Buchungsdatenservice

Das Feldmapping am echten Beleg prüfen

Erstellen Sie eine kurze Zuordnungsliste: Welche Information aus dem Vorsystem landet in welchem Feld des Zielsystems? Gehen Sie Belegnummer, Datum, Beträge, Geschäftspartner und die vereinbarten zusätzlichen Angaben durch. Prüfen Sie besonders Felder, die gleich heißen, aber unterschiedlich verwendet werden. Ein Belegdatum und ein Leistungsdatum erfüllen beispielsweise verschiedene Aufgaben. Der Anbieter muss zeigen können, welche Information sein Export tatsächlich verwendet.

Nehmen Sie Belege mit mehreren Positionen, unterschiedlichen Zuordnungen und nachträglichen Korrekturen in den Testbestand. Lassen Sie die Kanzlei die erwartete Behandlung dieser Fälle vorgeben. Vergleichen Sie anschließend Quelle und Ziel einschließlich des verknüpften Dokuments. Halten Sie fest, welche Angaben automatisch übernommen werden, welche fehlen und wo manuelle Arbeit bleibt. Erst dieser Vergleich macht die versprochene Entlastung prüfbar.

Hypothetisches Beispiel: Ausgangsrechnungen aus der Projektsoftware

Ein hypothetisches Planungsbüro erstellt Ausgangsrechnungen in seiner Projektsoftware. Bisher schickt das Büro PDF-Dateien und eine selbst gepflegte Liste an die Kanzlei. Im geplanten Ablauf sollen die bereits erfassten Rechnungsangaben mit den Dokumenten übertragen werden. Das Projekt beginnt mit einem abgeschlossenen Vorgang, bei dem Büro und Kanzlei das erwartete Ergebnis ohne Rückfragen vergleichen können.

Im zweiten Test korrigiert das Büro eine Rechnung im Vorsystem. Nun muss klar sein, wie die Änderung im vereinbarten Übergabeverfahren behandelt wird und wie die Kanzlei den Bezug zur ursprünglichen Rechnung erkennt. Im dritten Test fehlt eine erforderliche Zuordnung. Die Übertragung darf diesen Fehler nicht stillschweigend verdecken. Das Büro braucht einen Hinweis auf genau den betroffenen Vorgang und einen dokumentierten Weg zur Korrektur.

Betrieb und Fehlerbearbeitung vor der Freischaltung regeln

Die Einrichtung umfasst mehr als einen Verbindungstest. Klären Sie anhand der aktuellen Einrichtungsunterlagen, welche Bestände, Freigaben und Benutzerberechtigungen benötigt werden. DATEV stellt dafür Anleitungen zu den jeweiligen Datenservices bereit. Ordnen Sie die Aufgaben konkret zu: Was richtet die Kanzlei ein, was der Softwareanbieter und was die verantwortliche Person im Unternehmen? Halten Sie Abhängigkeiten und laufende Kosten schriftlich fest.

Vereinbaren Sie, wer den Übertragungsstatus kontrolliert und bei einer Störung handelt. Prüfen Sie, wie das Vorsystem angenommene, abgelehnte und noch ungeklärte Vorgänge unterscheidet. Nach einer Unterbrechung darf niemand einen ganzen Bestand auf Verdacht erneut versenden müssen. Eine gezielte Wiederholung setzt voraus, dass der bereits erreichte Verarbeitungsstand feststellbar ist und das gewählte Verfahren mit mehrfach übertragenen Vorgängen umgehen kann.

Quelle: DATEV: Datenservices einrichten

Die Schnittstelle im Zielsystem abnehmen

Für die Abnahme reicht ein grünes Verbindungssymbol nicht aus. Lassen Sie die zuständige Person der Kanzlei mit den übertragenen Testfällen arbeiten und den verbleibenden Aufwand benennen. Auch die Ansicht im Unternehmen gehört dazu: Kann das Büro eine Rückfrage eindeutig einem Beleg zuordnen? Wird der Bearbeitungsstand tatsächlich zurückgegeben oder muss dafür ein eigener Abstimmungsweg vereinbart werden?

Entscheiden Sie anhand der nachgewiesenen Ergebnisse, ob die Anbindung in den Regelbetrieb geht. Offene Einschränkungen brauchen eine verantwortliche Person und eine akzeptierte Ersatzlösung. Legen Sie für Änderungen am Vorsystem einen erneuten Prüftermin fest, wenn davon die übertragenen Felder oder das Exportformat betroffen sind.

• Benötigte Daten und Belegverknüpfungen sind von der Kanzlei im Zielsystem geprüft.
• Korrekturen und fehlgeschlagene Übertragungen lassen sich ohne unkontrollierte Mehrfachübernahme bearbeiten.
• Zugänge, Zuständigkeiten, laufende Kosten und verbleibende Handarbeit sind dokumentiert.