Dokumentenmanagement einführen: Ordnung, die im Alltag funktioniert

Mit einer Dokumentart beginnen

Wählen Sie für den Einstieg eine klar umrissene Dokumentart, etwa Projektverträge oder Lieferantenunterlagen. Erfassen Sie, wo diese Dokumente entstehen, wer sie bearbeitet und wann jemand darauf zugreifen muss. Unterscheiden Sie laufende Arbeitsstände von abgeschlossenen Unterlagen. Die Regeln für einen Vertragsentwurf können anders aussehen als für die unterzeichnete Fassung mit ihren Anlagen.

Nehmen Sie die Beteiligten in diese Bestandsaufnahme auf. Der Vertrieb sucht möglicherweise nach Kundenname, die Projektleitung nach Auftragsnummer und die Buchhaltung nach Lieferant. Ein Ablagemodell muss die tatsächlich benötigten Zugriffe unterstützen. Prüfen Sie zugleich, ob Ihre vorhandenen Anwendungen den abgegrenzten Bedarf bereits abdecken. Ein zusätzliches System lohnt sich erst, wenn seine Aufgabe und die Übergaben zu den bestehenden Werkzeugen geklärt sind.

Wenige brauchbare Angaben statt langer Pflichtmasken

Legen Sie die Angaben fest, mit denen die Dokumente später gefunden und bearbeitet werden: etwa Kunde oder Lieferant, Vorgangsnummer, Dokumentart und Status. Jede Pflichtangabe sollte eine erkennbare Aufgabe erfüllen. Testen Sie die Eingabe mit einem echten Dokument. Wenn Mitarbeitende einen Wert regelmäßig nicht kennen, braucht das Feld entweder einen anderen Zeitpunkt oder einen geregelten Status für unvollständige Vorgänge.

Verwenden Sie für wiederkehrende Zuordnungen möglichst gepflegte Auswahllisten oder Daten aus dem führenden Fachsystem. Sonst entstehen unterschiedliche Schreibweisen desselben Kunden. Ergänzen Sie klare Regeln für Dateinamen, ohne sämtliche Suchmerkmale im Namen unterzubringen. Prüfen Sie auch, was mit Dokumenten geschieht, die mehrere Projekte betreffen. Eine definierte Mehrfachzuordnung ist nachvollziehbarer als mehrere auseinanderlaufende Kopien.

Versionen und Zugriffsrechte bewusst konfigurieren

Eine Versionshistorie kann Änderungen nachvollziehbar machen, ihre konkrete Reichweite hängt jedoch von den Systemeinstellungen ab. Microsoft dokumentiert beispielsweise konfigurierbare Versionsgrenzen für SharePoint-Bibliotheken. Prüfen Sie deshalb mit dem Anbieter, welche Fassungen erhalten bleiben und wie ein freigegebener Stand erkennbar ist. Testen Sie das Überschreiben und Wiederherstellen an einem Beispieldokument, bevor das Team sich im Alltag auf diese Funktionen verlässt.

Beschreiben Sie Rechte nach Aufgaben: Wer darf lesen, bearbeiten, freigeben oder Berechtigungen ändern? Prüfen Sie diese Trennung mit normalen Benutzerkonten. Ein erfolgreicher Test als Administrator sagt darüber wenig aus. Für vertrauliche Unterlagen gehören auch Suchergebnisse, Vorschauen und externe Freigaben in die Prüfung. Legen Sie fest, wer Zugänge bei einem Aufgabenwechsel überprüft und welche Vertretung vorübergehend welche Dokumente sehen darf.

Quelle: Microsoft Learn: Versionsspeicherung in Dokumentbibliotheken planen

Hypothetisches Beispiel: eine gemeinsame Projektakte

Ein hypothetischer Dienstleistungsbetrieb führt für neue Projekte eine gemeinsame Akte ein. Die Projektleitung sieht Vertrag, freigegebenes Angebot und Leistungsnachweise über die Auftragsnummer. Der Vertrieb kann den Vertragsstand lesen, während nur die vorgesehenen Personen verbindliche Fassungen freigeben. Dokumente aus dem persönlichen Postfach werden dem Vorgang zugeordnet, sobald sie für die Projektbearbeitung benötigt werden.

Im Probelauf geht ein Nachtrag ohne Auftragsnummer ein. Statt ihn irgendwo zwischenzuparken, landet er in einer sichtbaren Liste zur Zuordnung. Eine benannte Person klärt den Bezug und verschiebt ihn in den geregelten Ablauf. Der zweite Test betrifft ein vertrauliches Dokument: Eine unberechtigte Person darf weder die Datei öffnen noch über die Suche ihren Inhalt erkennen. Beide Fälle gehören zur Abnahme der Projektakte.

Altdaten nach Bedarf übernehmen

Kopieren Sie nicht automatisch jedes Netzlaufwerk in die neue Ablage. Trennen Sie aktiv benötigte Unterlagen von Beständen, die zunächst in ihrem bisherigen System bleiben können. Prüfen Sie vor jeder Übernahme, welche Dokumente zusammengehören, ob ihre Zuordnungen stimmen und welche Zugriffsrechte gelten. Fehlende Angaben sollten als offene Migrationsaufgabe sichtbar sein, statt mit vermuteten Werten aufgefüllt zu werden.

Übernehmen Sie einen überschaubaren Bestand und gleichen Sie Anzahl, Dateiinhalte und Zuordnungen ab. Kontrollieren Sie zusätzlich Stichproben aus unterschiedlichen Dokumentarten. Vereinbaren Sie einen Zeitpunkt, ab dem neue Unterlagen im festgelegten System entstehen, damit keine parallelen Arbeitsstände wachsen. Ob Originale oder Altbestände gelöscht werden dürfen, ist gesondert anhand der für diese Unterlagen geltenden Anforderungen zu klären; eine erfolgreiche Kopie entscheidet das nicht.

Wiederfinden, Wiederherstellen und Export testen

Bei der Auswahl sollte der spätere Betrieb ebenso konkret werden wie die Ablage. Lassen Sie zeigen, wie Dokumente samt benötigten Zusatzinformationen exportiert werden. Klären Sie, wer Sicherungen verantwortet und wie eine Wiederherstellung beauftragt wird. Das BSI empfiehlt, die Wiederherstellung gesicherter Daten praktisch zu erproben. Für Ihr DMS lässt sich daraus ein eigener Test mit einer gelöschten oder beschädigten Projektakte ableiten.

Nehmen Sie das System mit den Personen ab, die es später nutzen. Geben Sie ihnen konkrete Such- und Bearbeitungsaufgaben, ohne den Klickweg vorzusagen. Beobachten Sie, wo Begriffe unklar sind oder Angaben fehlen. Die folgenden Nachweise sollten vorliegen, bevor weitere Dokumentarten in die Ablage aufgenommen werden.

• Aktuelle und freigegebene Fassungen lassen sich über die vereinbarten Suchmerkmale eindeutig finden.
• Berechtigte Personen können ihre Aufgaben ausführen; unberechtigte Konten erhalten keinen Zugriff auf vertrauliche Inhalte.
• Ein Testbestand ist einschließlich der benötigten Metadaten exportierbar und nach Wiederherstellung nutzbar.
• Unvollständige Zuordnungen haben einen sichtbaren Bearbeitungsweg mit einer zuständigen Person.

Quelle: BSI: Studie zur IT-Sicherheit in KMU, Abschnitt Datensicherung